CCT-Entscheidungsmatrix
„Ich habe so viele Aufgaben und ich denke, alle sind sehr wichtig und alle haben hohe Priorität. Was soll ich machen? Welche soll ich zuerst machen?“
In unserer wachsenden Karriere haben wir oft diese Situation, dass wir täglich viele Aufgaben haben. Einige Aufgaben stammen aus einem Bereich, andere aus verschiedenen Bereichen. Unsere effiziente Erledigung dieser Aufgaben wird oft wichtiger, wenn man jeden Tag und in jedem Moment andere Entscheidungen treffen muss und die Zeit und Mühe vieler Menschen von dieser Entscheidung abhängt.
Dies so effizient wie möglich zu tun, ist die größte Herausforderung für einen jungen Manager. Man muss entscheiden, welche Aufgabe zuerst erledigt werden soll oder welche Aufgabe Vorrang vor anderen hat. Manchmal wird diese Entscheidungsfindung selbst so kompliziert, dass dies selbst zu einer weiteren Aufgabe in der Liste wird. Lacht.
Das ist ein Problem, das wir alle kennen, weil jeder von uns irgendwann in seiner Karriere damit konfrontiert war. Gerade bei jungen Führungskräften ist dieses Problem sehr häufig, umso mehr, wenn wir uns in der mittleren Führungsebene befinden.
Einerseits denken wir, dass wir hart arbeiten und uns so sehr anstrengen, um alle unsere Aufgaben zu erledigen, dass unser Chef denkt, dass wir nicht effizient genug sind. Dieser Druck von oben verschlimmert das Problem weiter.
Ich glaube, es ist überhaupt nicht einfach zu entscheiden, welche Aufgabe zuerst erledigt werden soll, wenn alles Priorität zu haben scheint. Es ist, als würde man Prioritäten aus Prioritäten heraus entscheiden. Also, wie entscheidet man, welche Aufgabe man zuerst übernimmt und dann welche und dann welche ???
Es gibt unzählige Selbsthilfebücher da draußen, die uns beizubringen versuchen, wie wir unsere Aufgaben effizient planen und versuchen, sie in welcher Reihenfolge anzugehen und so weiter. Ehrlich gesagt glaube ich, dass keiner von ihnen sehr hilfreich ist. Denn niemand kann irgendjemandem beibringen, wie man Prioritäten aus Prioritäten herauswählt, weil es letztendlich das eigene Urteil des Einzelnen ist. Aber was wir sicherlich tun können, ist, dass wir versuchen können, die drei großen Faktoren zu verstehen, die jeder Aufgabe innewohnen. Wenn wir diese drei Schlüsselfaktoren verstehen, können wir uns vielleicht auch selbst beibringen, wie wir unsere eigenen Prioritäten setzen können.
Lassen Sie uns also überprüfen, was diese Faktoren sind. Warten Sie, es gibt einen Haftungsausschluss, bevor wir weitermachen. Wir müssen uns immer daran erinnern, wir versuchen zu verstehen, Prioritäten von Prioritäten zu unterscheiden, was bedeutet, dass alles in der Liste wichtig ist, es ist nur das, was wir zuerst angehen müssen.
Komplexität: Versuchen Sie zu verstehen, welche Aufgabe komplex und welche Aufgabe einfach ist. Wir neigen oft dazu, eine Aufgabe aufgrund ihrer Komplexität unbeaufsichtigt zu lassen. Wenn eine Aufgabe komplex ist, können Sie nicht genau abschätzen, wie viel Zeit benötigt wird, um sie zu erledigen. Aber wenn andere Aufgaben einfach sind, könnte es eine gute Idee sein, die Zeit dafür zu schätzen.
Regel Nr. 1: Wenn einfache Aufgaben viele, aber weniger zeitaufwändig sind, erledige sie zuerst und kehre dann zu komplexeren zurück, damit du dich besser konzentrieren kannst. Da die Liste drastisch reduziert wurde, wird sie zu einer physiologischen Motivation, komplexe Aufgaben zu erledigen, und erhöht die Produktivität.
Thomas ist Projektmanager in einer Softwareentwicklungsfirma. Er hat technisch-kommerzielle Verantwortlichkeiten und die folgende Liste von Aufgaben an einem bestimmten Tag:
Erklärbeispiel:
- Antworten Sie an die Personalabteilung, um den Abschluss der Probezeit eines Mitarbeiters zu bestätigen
- Antwort an den Ausbildungsleiter, um die Liste der Auszubildenden zu bestätigen
- Um einer der Anfragen des Ingenieurs nachzukommen, um bei der Lösung eines technischen Problems in einer bevorstehenden Softwarelieferung zu helfen
- Um den wöchentlichen Status von 2 laufenden Projekten zu überprüfen
- Schreiben Sie an Admin, um das Reisedatum für Dan zu bestätigen
Im obigen Beispiel wäre es am besten, zuerst die Aufgaben 1, 2 und 5 aufzunehmen, da wir diese Aufgaben relativ schnell erledigen können. Sobald wir das getan haben, ist unsere Liste eine viel kleinere Liste von nur 2 Aufgaben; Aufgabe 3 und 4. Jetzt sollten wir uns Aufgabe 3 annehmen, denn diese ist wenig zeitaufwändig, aber weniger komplex als Aufgabe 4, bei der wir sicherlich viel Aufmerksamkeit aufwenden müssen und möglicherweise ungeplant viel Zeit aufwenden müssen.
Regel Nr. 2: Wenn einfache Aufgaben viele sind, aber mehr Zeit in Anspruch nehmen, ist es eine gute Idee, zuerst die komplexen Aufgaben zu übernehmen, damit kein Komplexitätsdruck entsteht. Lassen Sie uns die Aufgabenliste von Thomas ein wenig ändern, um dies zu verstehen.
Erklärbeispiel:
- Führen Sie ein Probeabschlussgespräch für einen Mitarbeiter durch
- Erstellen Sie eine Liste der empfohlenen Kandidaten für die Ausbildung
- Um einer der Anfragen des Ingenieurs nachzukommen, um bei der Lösung eines technischen Problems in einer bevorstehenden Softwarelieferung zu helfen
- Um den wöchentlichen Status von 2 laufenden Projekten zu überprüfen
- Überprüfen Sie mit Dan seine Reisepläne und bestätigen Sie sie dann dem Admin
Hier haben wir nun 4 Aufgaben (Aufgaben 1, 2, 4 und 5), die relativ einfach sind, aber jede davon viel Zeit in Anspruch nehmen wird. Daher wäre es besser, zuerst eine komplexe Aufgabe anzugehen (Aufgabe Nr. 3). Sobald es aus dem Weg geräumt ist, sind wir geistig entspannter und können dann zu einfacheren Aufgaben zurückkehren, bei denen wir eine ziemlich gute Vorstellung davon haben, wie es erledigt werden wird.
Zusammenfassung: Priorisieren Sie Ihre komplexen Aufgaben, indem Sie die Zeit berücksichtigen, die für die einfacheren Aufgaben benötigt wird.
Kritikalität: Es ist ein verbreiteter Irrglaube, dass jede komplexe Aufgabe auch eine kritische Aufgabe ist. Irgendwie aus Gewohnheit behandeln wir jede komplexe Aufgabe kritisch.
Regel Nr. 3: Nicht jede komplexe Aufgabe ist kritisch.
Wir können die Kritikalität einer Aufgabe überprüfen, indem wir sie mit unserer Zeitleiste vergleichen. Es wäre für uns einfach, die Priorität einer Aufgabe zu bestimmen, wenn ihre Frist bekannt ist. Und dann können wir leicht rückwärts arbeiten, um zu wissen, wann wir damit beginnen müssen.
Aber was ist, wenn der Zeitplan nicht klar oder nicht bekannt ist? Wie können wir dann priorisieren?
Regel Nr. 4: Versuchen Sie, die Kritikalität einer Aufgabe zu überprüfen, indem Sie die folgenden 2 einfachen Fragen stellen,
- Beeinflusst es die Arbeit anderer?
- Ist eine andere Aufgabe von dieser Aufgabe abhängig?
Erklärbeispiel:
Lassen Sie uns noch einmal die Liste von Thomas modifizieren, um dies zu verstehen.
- Antworten Sie an die Personalabteilung, um den Abschluss der Probezeit eines Mitarbeiters zu bestätigen
- Treffen/ Diskussion mit dem Schulungsleiter, um die Schulungsthemen abzuschließen, damit potenzielle Kandidaten ausgewählt werden können
- Die Lieferung erfolgt heute und der Techniker hat um Hilfe bei der Lösung eines technischen Problems gebeten
- Um den wöchentlichen Status von 2 laufenden Projekten zu überprüfen
- Genehmigen Sie dem Admin das Reisebudget für Dans Geschäftsreise, damit der Admin die Tickets buchen kann
Beachten Sie im obigen Beispiel, dass Aufgabe Nr. 3 hat eine Lieferung, die am Fälligkeitstag ist und die komplex ist, daher wird diese automatisch zur obersten kritischen und auch zur obersten Priorität und sollte zuerst bearbeitet werden.
Aufgabe Nr. 5 hat keinen klaren Zeitplan, aber es ist offensichtlich, dass bei einer Verzögerung die Ticketpreise steigen werden und auch die nächste Aktion der Admin-Person davon abhängt, also Aufgabe Nr. 5 wird zur 2. Priorität in der Liste.
Aufgabe Nr. 2 wird in der Prioritätenliste an dritter Stelle stehen, da es ein Vorgänger für die Rekrutierungsaufgabe ist.
Die Aufgaben 1 und 4 können zuletzt bearbeitet werden, da sie nicht kritisch erscheinen, da kein Zeitplan damit verbunden ist.
Zusammenfassung: Bestimmen Sie die Kritikalität von Aufgaben basierend auf dem Zeitplan und der Abhängigkeit von anderen Aufgaben.
Natürlich wende ich persönlich diese einfachen 4 Regeln täglich an. Ich hoffe, auch Sie können Ihre Aufgaben anhand dieser Regeln entscheiden und priorisieren. Für den Fall, dass Sie nicht weiterkommen oder das Gefühl haben, dass diese Regeln Ihnen keine klaren Prioritäten geben, zögern Sie bitte nicht, mich zu kontaktieren. Ich kann Ihnen helfen, diese zu verarbeiten.